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楽楽清算って何が楽なの ★ リモートワークにも強い評判の経費精算システムをつかってみた

私が勤務する会社では、いままで様々な経費精算システムを使ってきましたが、

社員の立場からすると手間がそれほど変わるわけでもないわりに、変わるたびに新しいやり方に慣れなければいけない煩わしさだけでした。

 

そして、今回また新しい経費システムに変わるというのです。

それが「楽楽清算」

名前からすると「楽」になりそう(誰が楽になるかが問題)なのですが、

いままで、この手のネーミングに騙され続けてきたので「またか・・・」という感じでした。

 

「楽楽清算」とは?

この「楽楽清算」という経費精算システムについてはTVCMで見たことがあるという方もいるかと思います。

俳優の滝藤賢一さん、お笑い芸人の横澤夏子が出演しているCMです。

画像を見ると「見たことあるかも・・・」と思う方も多いでしょう。

 

このシステムは、経費・交通費・出張費・旅費・交際費など、すべての経費精算フローを、社内の誰もが「楽」できるようになるクラウド型の経費精算システムです。

情報をクラウドで一元管理することによって、PCからでもスマホからでもアクセスすることができて、インターネット環境があればいつでもどこでも利用可能です。

また、申請・承認・経理処理が「楽楽精算」上ですべて完結でき、多様な経費申請項目(交通費、旅費、出張費、支払依頼など)の仕分けもシステム上で簡単にできてしまうというものです。

 

このシステムを世に送り出している企業は、株式会社ラクスという日本のIT企業です。

会社名 株式会社ラクス
代表取締役 中村崇則
設立 2000年11月1日
資本金 3億7,837万8千円
従業員数 連結:1,356名 単体:769名(2021年4月1日現在)
プライバシーマーク登録番号 第20000843(08)号
ISMS認証 登録証番号 JQA-IM1748
上場証券取引所 東京証券取引所 市場第一部(コード:3923)
本社 東京都渋谷区千駄ヶ谷5-27-5 リンクスクエア新宿7階

創業から20年も経つ、東証一部上場の会社だったのですね。

畑違いなので全く知りませんでした。




そして、この「楽楽清算」は8,000社以上の企業が導入している、国内累計導入社数No.1の経費精算システムだということなのです(2021年5月末現在)。

楽楽清算は

国内累計導入社数No.1のクラウド型経費精算システムです。

会社規模や業種を問わず、幅広い企業の経費精算を効率化します。

引用元:楽楽清算公式サイトより。

 

同社の公式サイトで、「楽楽清算」導入企業のコメントを見ると。

”「自由度の高いレイアウト」が導入の決め手。社員も経理部も手間を大幅削減できました。”  某大手新聞社

”月初2営業日目には全員の精算がほぼ完了し、月次決算の締め日も早めることができました。 ” 某企業

”機能面、価格面を総合して他社より上回っていました。 ” 某企業

と、なかなか評判が良さそう。

また、参考に某大手新聞社の導入実績を見ると。

【導入の決め手】

既存のシステムに近いレイアウトを再現できた

コーポレートカード連携

交通系ICカード連携

【導入効果】

一人当たりの精算業務1回15分→2分

チェック作業の大幅効率化

正確性の担保

 

ここまで見るととても便利で効率的な「経費精算システム」に見えますが、これらは公式サイトに書いてあることなので客観性があるかはわかりません。

ということで、私自ら体験してみることにします。

 

本当に楽楽清算は楽々なのか?

私が勤めている会社では、会社から「Surface Pro」(タブレットPC)とiphone SE(第4世代)が支給されています。

PC上の楽楽清算システムとiPhoneの楽楽清算アプリが連動していて、どちらからでも経費精算の申請をすることができます。

 

楽楽清算スマホアプリ

スマホには

①楽楽清算アプリ

②楽楽清算ICリーダーアプリ

の2つのアプリが入っています。

 

①の楽楽清算アプリでは経費精算の申請ができるほか、スマホのカメラを利用して領収書(飲食費、タクシーなど)を読み取る機能がついています。

領収書の記載内容やコンディションにもよると思いますが、80%程の正確性で領収書を読み取ることが可能です。

 

私も、この機能を利用してタクシー代の読み取りをしてみました。

領収書をデスクに置いてスマホで撮影してみました。

撮影後2~5秒ほどで、支払先、日付、金額などをアプリが読み取ってくれます。

読み取った内容を確認し、修正事項があれば修正し(後からでも修正し可能)、クラウドに保存します。

 

②の楽楽清算ICリーダーアプリでは、Suicaなど交通系ICカードの利用履歴を読み取ることができます。

操作は至って簡単で、アプリを立ち上げ、スマホにICカードをかざすだけです。

このアプリで読み取ることができる履歴は20件程度なので忘れないようにマメに読み取っておく必要があります。

こちらもクラウドに保存されますが、保存できる履歴は500件までとなっています。

スマホアプリを使って、経費の使用履歴を読み取ったあと、そのままスマホで経費申請をすることも可能なのですが、

文字も小さく打ち込みも面倒なので、経費申請の作業はPCでやってみました。

 

PCで申請

PCの楽楽清算システムを立ち上げて、領収書のボタンをクリックすると先ほどスマホからアップロードしたデータがちゃんと登録されていました。

その一覧で、必要な科目などを多少打ち込んで、申請ボタンを押せばそれで申請は完了します。

出張費などについても同様の手順でできるので、今までよりも少し楽になりました。

 

一方、ICカードリーダーで読み取った利用履歴は・・・。

こちらも問題なくアップロードされていました。

 

 

こちらも少しだけの打ち込み作業で申請することができとても楽です。

いままで、プライベートで使ったりしたものを抜き出して手計算で金額を出して、

少なからずミスがあったりして訂正を求められたりしていたのですが、計算・訂正する手間と経理担当の社員がチェックをする手間が省け、雑務の効率化がはかれることは間違いないようです。

なお、現金で交通機関に乗車した時は、手打ちで申請することになるのですが、これについては交通系の料金をボタン一つで確認し、そのまま申請するので、利用料金を調べる手間もありません。

なお、あらかじめ通勤定期の区間を登録しておくと、定期区間については清算から除外されるのも便利なポイントです。

 

ちなみに、私の会社では「楽楽清算」で申請をしたあと、楽楽生産の画面から申請内容をプリントアウトし、領収書があるものはそれと併せて経理担当に渡すことになっています。

領収書の画像をアップしているので、この手間は必要ないのでは?

この作業が無ければ完全にリモートワーク対応なのに・・・。

と思いますが、「書類で証跡を残す」という文化はすぐには無くならなそうなので仕方ないですね。

 

ということで「楽楽清算」の導入によって我が社は清算が正確で楽になりました。

良くできたシステムだと思いますので、ご興味のある方は公式サイトから資料請求をしたうえで導入をご検討されてはいかがでしょうか?

参考:楽楽清算公式サイト



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